Zodpovědné GPS sledování vozidel v praxi: Jaké jsou právní povinnosti zaměstnavatelů

Můžete jako zaměstnavatel sledovat pohyb služebního auta přes GPS? A co když zaměstnanci využívají auto i k soukromým účelům? Zorientujte se v právních povinnostech, které souvisejí s monitoringem aut a sledováním polohy. Ukážeme vám, jak mít elektronickou knihu jízd v souladu se zákonem.

Právní rámec sledování služebních vozidel

GPS se pro sledování vozidel už stalo nedílnou součástí firemní praxe – ušetří administrativu, zvýší bezpečnost a pomáhá optimalizovat náklady. Z pohledu zákona jde ale o systematický sběr dat, který musí být v souladu hned s několika právními předpisy. Sledování polohy zaměstnanců se považuje za zpracování osobních údajů – a to jak podle GDPR, tak podle § 316 zákoníku práce.

Zákoník práce stanovuje, že zaměstnavatel může kontrolovat, zda zaměstnanci využívají svěřené prostředky výhradně k pracovním účelům. Tato kontrola však musí být přiměřená – Nejvyšší soud v této souvislosti zdůrazňuje, že ji nemůžete provádět zcela libovolně co do rozsahu, délky či důkladnosti.

GDPR u elektronické knihy jízd

Při zavádění elektronického sledování polohy služebních vozidel musíte myslet na to, že data o pohybu vozidla představují osobní údaje – protože nepřímo identifikují konkrétního zaměstnance.

Zaměstnavatel proto musí při monitoringu aut:

• Definovat jasný účel zpracování – nejčastěji jde o ochranu majetku, optimalizaci nákladů nebo daňovou evidenci.
• Zvolit právní titul – dle článku 6 GDPR, typicky půjde o oprávněný zájem zaměstnavatele, nikoli o souhlas zaměstnance.
• Zajistit informovanost – zaměstnanci musí vědět, že vozidlo sledujete, a musí znát rozsah a způsob sledování.
• Minimalizovat zpracovávaná data – sbírat jen údaje nezbytné pro stanovený účel a oddělit sledování soukromých jízd.
• Vytvořit záznamy o činnosti zpracování – povinná dokumentace dle čl. 30 GDPR.

Důležité: Oprávněný zájem zaměstnavatele jako právní titul musí být podpořený tzv. balančním testem, který prokáže, že zájem zaměstnavatele převažuje nad právy a svobodami zaměstnanců.

Soukromé jízdy a GPS sledování vozidel – kde jsou hranice?

Podle stanoviska Úřadu pro ochranu osobních údajů můžete jako zaměstnavatel sledovat polohu vozidla i během soukromé jízdy, ale pouze za účelem ochrany svého majetku. Sledování detailů, jako je trasa, rychlost či jiné údaje o stylu jízdy už je nepřiměřený zásah do soukromí.

Moderní elektronické knihy jízd, jako například ta od satelitního sledování, nabízejí funkci přepínání mezi služebními a soukromými jízdami, která automaticky omezí sledování polohy během soukromých cest pouze na nezbytné údaje.

Praktické dopady a rizika nedodržení právních povinností

Nedodržení pravidel GDPR při používání GPS v autě může mít pro zaměstnavatele vážné důsledky:

• Finanční sankce – pokuty za porušení GDPR mohou dosáhnout až 20 milionů EUR nebo 4 % celosvětového ročního obratu.
• Pracovněprávní spory – zaměstnanci mohou např. namítat neplatnost výpovědi podložené údaji získanými nezákonným sledováním polohy.
• Poškození reputace – při odhalení nezákonných praktik riskujete ztrátu důvěry zaměstnanců i zákazníků.

Informovaný souhlas versus oprávněný zájem

Častou chybou zaměstnavatelů je domnívat se, že ke sledování polohy vozidel potřebují souhlas zaměstnanců. Ve většině případů je však vhodnějším právním titulem oprávněný zájem zaměstnavatele, který má tu výhodu, že ho zaměstnanci nemohou jednostranně odvolat.

Oprávněný zájem musí být:

• Legitimní – skutečně směřovat k ochraně majetku nebo optimalizaci nákladů.
• Nezbytný – sledování musí být přiměřeným prostředkem k dosažení cíle.
• Vyvážený – musí respektovat práva zaměstnanců na soukromí.

Kroky k legislativně správné implementaci

Pokud plánujete zavést GPS sledování vozidel ve své firmě, postupujte takto:

1. Stanovte jasný účel zpracování – definujte, proč sledování zavádíte.
2. Proveďte balanční test – zdokumentujte, že váš oprávněný zájem převažuje nad právy zaměstnanců.
3. Vytvořte vnitřní směrnici – stanovte pravidla pro používání služebních vozidel a jejich sledování.
4. Informujte zaměstnance – seznamte je s rozsahem a účelem sledování.
5. Zaveďte technická opatření – implementujte možnost rozlišení mezi služebními a soukromými jízdami.
6. Pravidelně přezkoumávejte nastavení – revidujte oprávněný zájem a aktualizujte balanční test.

Pamatujte, že hlavní je o monitoringu aut otevřeně mluvit se zaměstnanci. Když chápou důvody sledování a vidí, že jejich soukromí respektujete, přijímají tato opatření s větším pochopením.